¿Buscas el tiempo perdido? Tranquilo: vas a saber cómo encontrarlo

Chico sentado frente a laberinto con salidas
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Ya sea mejorando su productividad o la conciliación con su vida personal, uno de los puntos comunes de mejora en todos los procesos que hacemos en YUGROW, es el de la organización, y esto tiene un impacto directo tanto en su vida profesional como personal.

¿Por qué es tan importante la buena organización?

Una mala organización impacta en todo, tanto en lo personal como en lo profesional.

El equilibrio entre la vida personal y profesional es más importante de lo que pensamos, ya hay muchos estudios que demuestran como un desequilibrio entre ambas puede tener un impacto serio en la salud.

En tiempos de teletrabajo y con el giro que ha dado el management en los últimos tiempos hay un incremento en la libertad que tienen hoy en día los empleados, y para esto es imprescindible que igual que los líderes han tenido que adaptar su forma de gestionar, los trabajadores también asuman, que de esta forma de liderar, surge la necesidad de mejorar la autogestión. Para esto necesitan organizar su día a día y administrar mejor su trabajo.  

 

El factor Tiempo: ¿un recurso escaso o gestionable?

Vamos a hablar de algo imprescindible en la vida: el tiempo. Si algo hay imprescindible para vivir (trabajo incluido) es el tiempo. Sin vida no hay tiempo que valga y sin tiempo “disfrutando y disfrutado”, dentro o fuera del trabajo, no hay vida.

En el ámbito empresarial, está demostrado que lo que verdaderamente funciona es la responsabilidad de la persona y la confianza de quien ejerce la función de liderazgo.

Las largas jornadas de trabajo se asocian ya de forma directa con diversas consecuencias como la mala salud mental, hipertensión arterial, insatisfacción laboral, falta de actividad física en el tiempo de ocio, tabaquismo y horas de sueño insuficientes.

La pandemia y el teletrabajo desdibujaron aún más la línea entre jornada laboral y tiempo de descanso. Tanta incertidumbre ha supuesto además un fuerte impacto sobre la salud mental de muchos empleados.

ARHOE – Comisión Nacional para la Racionalización de los Horarios Españoles. ARHOE pretende concienciar a la sociedad sobre el valor del tiempo y la importancia de su gestión, y promover medidas que faciliten una racionalización de los horarios en España.

ARHOE, proponía algunas soluciones que se pueden adoptar en el entorno laboral como por ejemplo, una mayor organización del trabajo, contribución al conocimiento y a la adquisición de hábitos saludables, prevención de los riesgos psicosociales, herramientas personales con las que combatir el estrés e implementación de políticas de conciliación. En el entorno personal las soluciones pasan por la gestión del tiempo, corresponsabilidad familiar, prestar atención a los descansos y practicar actividad física de forma progresiva.

¿Es posible y realista administrar el tiempo hoy?

Según aumenta la responsabilidad, normalmente se deterioran los horarios racionales. Si encima hay una mala organización, el tiempo para las aficiones, la familia o los amigos queda muy reducido.

 Nadie ha dicho que sea fácil pero sí posible, incluso para estas personas en puestos de responsabilidad la mejora de la organización, y el mejor equilibrio entre la vida personal y profesional es posible.

De hecho en YUGROW suscribimos el  Manifiesto por la Conciliación y la Corresponsabilidad de ARHOE porque estamos realmente comprometidos con hacer las cosas de otra manera; tenemos iniciativas reales que funcionan, y hemos construido servicios para que nuestros clientes sean conscientes del valor de su tiempo, de todo lo que pueden hacer, y que en muchas ocasiones son un llamado de atención para cualquier dueño, gestor, responsable empresarial, o CEO de hasta la mayor corporación que puedas imaginar.

Un problema de carga mental

En la mayoría de nuestros procesos, los clientes llegan con mucha dispersión y muchísima “carga mental”, sobre todo desde que hay tanta incertidumbre. Esto hace que no sean capaces de ver la luz al final del túnel.

Es fundamental ser capaz de parar la rueda. Es la pescadilla que se muerde la cola; el círculo vicioso del que uno no sale, si no lo decide y lo frena en seco. Es tomar la decisión de dejar de dar vueltas sobre la misma rueda como un hámster año tras año. (no tengo tiempo, luego las circunstancias me arrastran, no me cunde el tiempo y hasta me termina atropellando.. porque no estoy a los mandos, no controlo, no llevo el volante; y claro, entonces el coche va tan desbocado como un caballo)

Todos tenemos 24h al día, pero hay personas que las aprovechan más que otras…y no se trata de ser hiperproductivo o hipereficiente, ojo, tan malo es una cosa como la otra, y las dos nos pueden generar ansiedad, se trata simplemente de tratar de organizarnos de la manera más eficiente de forma que podamos dedicar a cada cosa su tiempo.

Como podemos organizarnos mejor

La forma más sencilla de “parar la rueda” es hacer un proceso como los que hacemos en YUGROW, esto te permitirá, además de pararte a pensar cómo definir tu objetivo y lograrlo en 7 sesiones, tener unos espacios de reflexión semanal pautados, que seguro mejorarán tu organización y te harán más eficiente, a la vez que te podrán ayudar en la conciliación de tu vida profesional y tu vida personal.

Las personas somos indivisibles, y aunque se trate el desarrollo profesional, siempre hay un impacto y una mejora de la vida personal.

¿Y qué puedo empezar a hacer ahora?

Está claro que definir en qué estás perdiendo tu tiempo es el punto de partida, es la mejor forma de identificar que no te está aportando valor y que no es necesario para eliminarlo.

Mejorar la organización, nos va a dar más posibilidades de cumplir nuestros objetivos y planificar para no actuar sobre la marcha. Nos va a dar más control de la situación y nos va a permitir reducir nuestros errores, reducir el estrés y ser más eficientes.  

Trucos para organizarte mejor

Cada persona es un mundo, y lo que a uno le funciona no tiene porqué ser válido para el resto, de hecho este es el motivo por el que nuestros procesos son personalizados y por el qué trabajamos con la realidad de cada persona.

Pero es verdad que hay algunos pequeños trucos que son comunes y que mejoran la organización en la mayoría de los casos

1.-Usa calendarios:

Hay muchos tipos, están las tradicionales agendas de papel, pero hoy en día hay app que tienen la ventaja de poder ser consultadas en cualquier momento.

Google calendar es la más común pero hay otras como la de Outlook o incluso algunos gestores de tareas.

2.-Organiza bien tus mails, tu escritorio y tu Drive:

Lo primero es establecer carpetas y subcarpetas, lo ideal es replicar esa estructura en el mail, en nuestros archivos e incluso en drive.

Dedica un tipo diario antes de empezar a trabajar a organizar esto, y a clasificar lo que se te haya podido escapar, cuando interiorices esta rutina lo harás de forma automática.

En el caso del mail lo mejor es tener distintas carpetas y subcarpetas de forma que vayas despejando la bandeja de entrada y se puedan ir ordenando según llegan.

Los filtros son muy prácticos, ya que ayuda a que los mails se ordenen de forma automática,  esto permite por ejemplo que mails procedentes de suscripciones, newsletter etc, que son mails que nos generan interés pero que no son urgente, puedan ir directamente a esta carpeta sin colapsar la bandeja de entrada.

Trata de mantener despejado tu escritorio (físico y virtual) : Tener archivos sueltos por tu pantalla no hace más que hacerte perder tiempo, y producir caos. El orden fuera ordena nuestra mente también y reduce niveles de ansiedad.

3- Haz seguimiento de tus propias tareas y vete poniendo plazos y objetivos de cumplimiento:

Esto es algo que se hace de forma habitual en nuestro procesos de YUGROW, además, como cada sesión empieza revisando los planes de acción de la semana anterior y estableciendo el objetivo de la sesión en curso, se interioriza esta forma de trabajo y se puede ir replicando una vez finalicen el proceso.

El hecho de que las sesiones siempre queden documentadas, ayuda a que la persona siempre tenga una guía en la que basarse para ir visualizando sus logros.

Esto es fundamental incluso aunque lo hagas por tu cuenta, acostúmbrate a hacer seguimiento de tus propias tareas, ya sea usando app específicas o una simple hoja de cálculo, te ayudará a ir cerrando temas y visualizar tus logros .

Si detectas que hay tareas que son muy repetitivas, trata de descubrir si hay algo que puedas hacer (tener plantillas de mail pre-escritas por ejemplo) .

4-Aprende a priorizar:

Aprender a priorizar y a distinguir lo importante de lo urgente es fundamental tanto para la organización como para la reducción de los niveles de ansiedad en el trabajo.

Simplemente con dedicar un breve tiempo a planificar y a pensar un poco sería suficiente, pero hay personas que se “atascan” en este punto y se estresan enormemente con las urgencias sin ser capaces de distinguir si son realmente importantes.

Si eres de esas personas, que sepas que tienes muchas técnicas a tu alcance, por si quieres leer un poco más, puedes buscar información sobre la matriz de Eisenhower, el método MoSCoW o por ejemplo lo que decía David Allen en su libro, Organízate con eficacia :

  • Do: Hacer en el momento las tareas rápidas que lleven menos de dos minutos
  • Defer: Difiere o aplaza lo que lleva más de dos minutos y planifica el momento en que lo harás
  • Delegate: Delega las tareas que alguien puede hacer por ti
  • Delete: Elimina todo lo innecesario para concentrarte mejor

¡Cualquier método es bueno si te sirve!

5.- Ojo con los ladrones de tiempo:

 Estamos rodeados de ladrones de tiempo, pero las RRSS y la mensajería instantánea son los que más tiempo nos roban.

Hay aplicaciones muy interesantes a veces pre instaladas en los teléfonos que te dicen cuanto tiempo estás dedicando a cada cosa. Te sorprenderá la cantidad de tiempo que inviertes en whatsapp, o en RRSS.

Es importante que establezcas bien los canales de comunicación con tu equipo y que se defina bien por qué canal os vais a comunicar y si hay alguno en el que se vayan tratando los temas habituales y si hay otros que se reservan solamente a las urgencias y a los temas que se tengan que resolver de forma prioritaria.

6.-Establece bloques de tiempo para diferentes tareas, tiempo para mails, tiempo para llamadas de clientes, tiempos en los que puedas estar más concentrado…

Esto no es inamovible, la flexibilidad es clave para la organización, para la productividad pero también para la salud mental. Estos tiempos te servirán de guía, pero no te olvides de que tú eres el dueño de tu tiempo.

No tenemos que caer en la trampa de tratar de ser productivos todo el rato, hay que buscar espacios también para el descanso, parta la creatividad y para la reflexión. ¡Nadie es productivo 8 horas seguidas!

¿Cuándo es bueno buscar ayuda para mi organización o la de mis equipos?

Si gestionas equipos y de forma recurrente observas que  incumplen sus plazos, o muestran falta de capacidad o/y notas que se sienten abrumados con la carga de trabajo no sabiendo muchas veces ni por dónde empezar, claramente esa persona podría mejorar mucho tanto su rendimiento profesional como su carga mental con un proceso de ayuda como los que hacemos en YUGROW.

Esto le ayudará a saber por dónde empezar y a tener mayor impacto con sus acciones.

Por otro lado hay líderes y mandos intermedios que tienen todo el interés, pero están tan agobiados ante la escasez de tiempo, que no terminan de decidirse a buscar ayuda externa, como todo en la vida, el primer paso siempre es el más importante.

 En tan solo 7 sesiones de 1 hora aproximadamente van a notar un cambio sustancial en su vida que va a capilarizar a sus equipos y a su organización, eso representa solo un 1,6% de su tiempo…y en todo un año laborable supondría un 0,4% y sabiendo que cuando lo realice y finalice, lo va a interiorizar para el futuro a través de sus nuevas prácticas profesionales.

El valor de nuestro tiempo está en qué y cómo lo usamos

Podemos dar mayor valor a nuestro tiempo. Para dar mayor valor a nuestra vida. Porque como decía José Luis Sampedro: “El tiempo no es oro. El oro no vale nada. El tiempo es la vida”.

 Desde hoy, desde ya, puedes sentirte algo dueño de tu vida. Como trabajador, como empresa, como CEO, directivo, responsable de otros, puedes contactar con YUGROW y poner remedio.

Se dueño de tu tiempo. Administrar y gestionarlo mejor que cualquier recurso que tengas es responsabilidad y oportunidad tuya. Haz ese regalo a tus equipos, te aseguro, que si lo haces, siempre tendrás el saldo a tu favor.

 

Agenda una videoconferencia con nosotros y te explicamos cómo te podemos ayudar

Además, solo por solicitar información ahora, responderemos tus dudas, y recibirás una pre-evaluación de los planes de talento de tu empresa

 

 

 

 

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